Start programma

Start het programma via de snelkoppeling (dubbelklik) op je desktop of via het start menu.

Nadat je jouw gebruikerscode en wachtwoord hebt ingetoetst klik je op 'OK' of druk je op 'Enter'. Je bevindt je nu op jouw persoonlijke pagina binnen Aeolus Back.

Onder beveiliging kun je een eventueel wachtwoord toevoegen en/of de gebruikerscode wijzigen.

Wachtwoord vergeten?

Indien je jouw wachtwoord bent vergeten neem dan contact op met de helpdesk.

Nieuw (voor het aanmaken van een nieuwe klant, nieuw document, nieuwe taak etc.)
Verwijderen
Openen
Zoeken / filters samenstellen
Printen
Afdrukvoorbeeld op scherm
Document koppelen
Elektronische hulp
Kaart verlaten zonder opslaan (annuleren)
Beveiliging klant
Opslaan van ingevoerde gegevens
Koppeling met helpsystemen (o.a. handboek Schulinck)
Acties kunnen hier uitgevoerd worden, o.a.; doorsturen naar toetser, worddocument van een rapport opstellen, etc. Klik op het pijltje naast acties.

Dossieritems

Elk type dossier heeft één behandelaar. Dit is de eigenaar van een dossier, de klantmanager of consulent. De behandelaar kan meerdere dossiers onder zich hebben (bijvoorbeeld rechtmatig- en doelmatigheid).

Om te zien welke dossieritems op iemands naam staan, ga je aan de linkerkant naar het 'huisje' en klik je op de kaart 'Dossieritems'.
Klik op een behandelaar en klik daarna op de button 'Zoeken'. Je ziet nu een overzicht van alle klanten die onder deze dossierhouder vallen.

Klant aanmaken

Om een nieuwe klant aan te maken ga je naar het klantenscherm. Je klikt op 'Nieuw' en voert het BSN van de klant in. Wanneer de klant woonachtig is in de woonplaats (staat ingeschreven in de Gba) worden een aantal gegevens automatisch overgenomen, zoals: naam, geboortedatum, adres e.d. Dit is afhankelijk van de vormgeving van de koppeling met de Gba/Brp.

Rekeningnummer toevoegen

Open de klant en klik de kaarten onder kaart 'Financieel' open. Klik op de kaart 'Rekeningen' en klik op 'Nieuw' aan de rechterkant.

Vul het rekeningnummer in en klik op 'Voltooien'. Je komt nu in een scherm terecht waarin je de 'ten name van' kan vullen en de begindatum en eventuele einddatum van het rekeningnummer.

Blijft het ingevoerde rekeningnummer rood gekleurd en kan je de wizard voor aanmaken rekeningnummer niet voltooien dan zit er een fout in het ingevoerde rekeningnummer.

Adres koppelen

Bij een aanwezige Brp koppeling zal het adres automatisch via de koppeling gevuld worden, mits de klant in de gemeente woont.

Het kan wel eens voorkomen dat je handmatig een adres wilt koppelen onder de klant. Open dan de klant en ga naar de kaart adressen, klik vervolgens op 'Nieuw'. Je kan nu handmatig een adres opvoeren, waarbij de gele velden verplicht zijn.

Relatie toevoegen

De te koppelen relatie dient aanwezig te zijn in Aeolus. Deze kan als klant zijn opgevoerd maar dit kan ook een organisatie zijn.

Open de klant en ga naar de kaart relaties, klik op 'Nieuw'.
Vul het soort relatie en zoek vervolgens de juiste relatie om te kunnen koppelen. Vul de begindatum in van de relatie en klik op 'Voltooien'.

Wil je een gezagdrager koppelen zodat deze aan de aanvraag van de jeugdige gekoppeld kan worden, klik dan hier.

Dossier

Dossier aanmaken

Open de klant en klik op de kaart Dossiers. Je ziet nu of er al een lopend dossier is voor de klant. Welk dossier er aangemaakt mag worden ligt aan de licentie die de gemeente heeft afgenomen.

Mogelijke dossiers:

Om een nieuw dossier aan te maken klik je op nieuw aan de rechterkant, geef het soort dossier op, vul een dossiernummer (naar beleid gemeente) en geef aan wie de dossierhouder is. Voltooi de wizard en het dossier is aangemaakt.

Er ontvouwt zich een kaart algemeen, hierop kan worden aangegeven wat de begindatum is van het dossier, de eventuele einddatum, de status, de dossierhouder en hier kan ook worden aangegeven of de correspondentie naar de klant zelf moet of naar een contactpersoon.
Om een contactpersoon te kunnen koppelen zal deze eerst aangemaakt moeten worden op de kaart relaties onder het dossier.

Dossier afronden of herropenen

Om een dossier af te ronden moet je deze eerst openen. Ga naar de kaart algemeen onder het geopende dossier. Klik op status afsluiten om het dossier af te sluiten.

Om het dossier weer te heropenen kan je op dezelfde link klikken, er staat dan activeren in plaats van afsluiten.

Beschikking aanmaken

Ga naar Dossier/Beschikkingen.
Open de juiste groep.
Kijk welk nummer er nog niet is, dat nummer kan je aan de nieuwe beschikking geven.
Klik op nieuw om een nieuwe beschikking te maken.
Vul:

• - Het nummer
• - De naam
• - En het soort (beschikking)

Je kan nu de inhoud van de beschikking gaan typen.
Bovenin zijn een aantal knoppen te vinden die handig zijn bij het inrichten van de beschikking.

B, I en U werkt hetzelfde als in Word.

CL, cluster toevoegen
Clusters geven de mogelijkheid om stukken tekst in de beschikking toe te voegen waaruit gekozen kan worden.
Bijvoorbeeld in de ene situatie is er sprake van het opleggen van een drempelbedrag en in de andere situatie zal een gedeeltelijk drempelbedrag of in het geheel geen drempelbedrag moeten worden opgelegd.

Je kan door gebruikmaking van de clusters kiezen welke tekst van toepassing is zonder dat er voor de verschillende keuzes weer een nieuwe beschikking aangemaakt moet worden. Kortom, de consulent heeft de mogelijkheid om verschillende stukken tekst toe te voegen aan de beschikking.

Clusters kunnen worden ingericht onder de kaart Clusters

Vervolgens kan je een cluster binnen de beschikking toevoegen door op de juiste plek te gaan staan binnen de beschikking en te klikken op CL bovenin de balk. Selecteer het juiste cluster.

TE, vaste tekst toevoegen
Teksten zijn vaste stukken welke binnen iedere beschikking naar voren komen. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om de bezwaarclausule, een info/vragenblok en de ondertekening. Deze teksten kunnen voor verschillende beschikkingen gelijk zijn. Het handige is dat je bij evt wijziging in de tekst dit maar op 1 plek een moet passen ipv in alle beschikking afzonderlijk.
Je kan de vaste tekst inrichten op de kaart teksten.

Vervolgens kan je de tekst binnen de beschikking toevoegen door op de juiste plek te gaan staan binnen de beschikking en te klikken op TE bovenin de balk. Selecteer de juiste tekst.

VE, veldverwijzing OF XML/Word toevoegen
Onder de aanvraag kunnen velden aanwezig zijn die je wilt oproepen binnen een beschikking, denk hierbij aan de datum aanvraag of datum melding, behandelaar, datum overlijden en noem maar op. Per aanvraag kan de naam van het veld anders zijn. Om het juiste veld op te roepen open je de aanvraag en ga je naar de kaart waar het veld op te vinden is. Klik bovenin de balk op het vraagtekentje en kies voor Bekijk veldnamen. De veldnamen zijn nu zichtbaar om op te roepen in de beschikking. Binnen de beschikking gebruik je een _ tussen de woorden. Dus veld aanvraagprocedure-Fase roep je als volgt op: aanvraagprocedure_Fase

In onderstaand voorbeeld wil ik de datum aanvraag automatisch gevuld hebben.
Om een veld te implementeren binnen de beschikking klik je op VE bovenin de balk.

XML of Word toevoegen
Het kan zijn dat bepaalde velden onder de aanvraag niet direct met een veldverwijzing op te roepen zijn als deze velden op onderliggende kaarten zitten, dus onder een hoofdkaart. Directe veldverwijzing is niet mogelijk omdat het veld dan op een dieper niveau zit. Denk hier bijvoorbeeld aan productgegevens. In Back heb je de kaart voorzieningen onder een aanvraag maar deze kaarten vouwen zich verder uit als je de voorziening daadwerkelijk opent. Om bijvoorbeeld toch productgegevens automatisch te vullen binnen een beschikking kan je XML maken en deze aanroepen binnen de beschikking, dit gaat ook met de knop VE. Om XML of een Wordbestand op te roepen klik je op VE.

Veldnaam	Vul hier een omschrijving van wat je getoond wil hebben
Afkomstig uit rapport	Nee
Soort	Is niet verplicht, maar kan je naar wens zetten
XML	Om een XML toe te voegen: <INCLUDE filename="Producten.xml" type="xml"/> Om een Word toe te voegen: <INCLUDE filename="Producten.doc" type="Word"/>

Beschikking koppelen aan de aanvraag

Onder de aanvraag kies je voor het advies toekennen, afwijzen, intrekken etc. Aan de hand van dit gevulde advies wil je de juiste beschikking naar voren krijgen. Dit kan worden ingericht.

Kopieer het ID van de beschikking en sla deze even op in een kladblokje. Het iD is te vinden als je de beschikking opent, het bovenste veld.

Noteer ook wat de veldverwijzing is van het advies veld onder de aanvraag (dit kan per aanvraag verschillen, dus altijd even checken).
In onderstaand geval is de veldverwijzing van het advies aanvraagprocedure_idBeslissing

Dan heb je nu:
- het ID van de beschikking
- de veldverwijzing van het adviesveld onder de aanvraag

Ga aan de linkerkant naar Dossier/Rapportage.
Open de aanvraag/het rapport waar je de beschikking onder wil hangen.
Ga naar de kaart beschikking:

De zin die er staat gevuld is als volgt:
<BESCHIKKING id="C8B29396-0500-4E80-BE23-B4B53F0AB95B" nummer="408" naam="Toekenning Zorg"><RULE><FIELD chapter="aanvraagprocedure" field="IdBeslissing"/><EQUALS/>1</RULE></BESCHIKKING>
(de beschikking met ID xx moet worden opgesteld als het veld advies is gevuld met waarde xx)

velden die van belang zijn:

Jeugd
0 = Niet gezet, 1 = Toekenning, 2 = Afwijzing, 3 = Gedeeltelijke toekenning, 4 = Intrekking, 5 = Buiten behandeling stellen

Zorg - Beschermd wonen, Kortdurend verblijf, Begeleiding
1 = Toekenning, 2 = Afwijzing, 3 = Gedeeltelijke toekenning, 4 = Intrekking, 5 = Buiten behandeling stelling

Zorg
1 = Toekenning zin individueel, 2 = Afwijzing Zin, 3 = Intrekking, 4 = Toekenning PGB, 5 = Afwijzing PGB, 6 = Herindicatie ZIN, 7 = Herindicatie PGB, 8 = Buiten behandeling stelling, 9 = Toekenning ZIN groep

Zorg Algemeen
0 = Waarde is nog niet gezet, 1 = Toekenning van de gehele aanvraag, 2 = Afwijzing van de gehele aanvraag, 3 = Toekenning van een gedeelte van de aanvraag, 4 = Intrekking aanvraag door klant, 5 = Buiten behandeling stellen van de aanvraag.

Klantcontact

Binnen een aanvraag bevindt zich een kaart 'Klantcontact'.
.

Taak aanmaken

Taak aanmaken

Klik in het linkerscherm op de kaart 'Klantcontact', klik op de icoon in het rechterscherm, de volgende wizard verschijnt.

Kies voor de optie Taak en klik op Volgende >>. De volgende wizard verschijnt.

Voer het soort taak in en klik op Volgende >>. De volgende wizard verschijnt.

Er verschijnt een samenvatting van de door jou ingevoerde gegevens. Klik op Voltooien.

In het rechterscherm verschijnt de door jouw ingevoerde taak.

In de boomstructuur van de klant verschijnt een nummering achter 'Taken' wanneer er sprake is van een nog niet afgeronde taak (status 'Bezig', 'Wacht op derden' of 'Nog niet gestart').

Signalering aanmaken

Signalering aanmaken

De werkwijze van het aanmaken van een signalering is gelijk aan alle andere acties voortkomend uit de kaart 'Klantcontact'.

Voer de benodigde gegevens en eventuele toelichting in en klik op Volgende >>.

Er verschijnt een samenvatting van de ingevoerde gegevens. Klik op Voltooien.

De signalering is toegevoegd en vind je terug in het rechterscherm.

Document koppelen

Document koppelen

Wanneer je (digitaal) over een document beschikt, welke van belang kan zijn voor het traject, dan kun je deze koppelen aan het dossier.

Selecteer het bestand en klik op Volgende >>. Het bestand wordt toegevoegd aan je dossier en is vanuit dit dossier te benaderen.

Klik op Volgende >>. De volgende wizard verschijnt.

Er verschijnt een samenvatting. Klik op Voltooien. Het gekoppelde bestand vind je ook terug in het linkerscherm.
Om het document in te zien klik je op het icoon voor 'Afdrukvoorbeeld'.

Brieven verzenden

Brieven verzenden

Vanuit de kaart 'Klantcontact' kies je de optie 'Brieven'. Kies de juiste brief en klik op Volgende >>.

Er verschijnt een samenvatting, klik op Voltooien. De toegevoegde brief verschijnt in het rechterscherm. Tevens wordt er een Word-document gemaakt van de toegevoegde brief.

De applicatiebeheerder heeft reeds aangegeven wie de ontvanger van de brief zal zijn, bij een aanmelding re-integratiebedrijf kiest de applicatie automatisch uit de aanwezige organisaties.

Kies de juiste ontvanger en klik op Volgende >>. Een samenvatting wordt getoond en wordt toegevoegd aan het dossier.

Het Word document kan worden verzonden naar de klant.

Organisaties

Aanmaken

Om producten zichtbaar te maken in Aeolus Back is het noodzakelijk dat deze worden gekoppeld aan een organisatie. In dit artikel wordt duidelijk op welke wijze je een organisatie toevoegt aan Aeolus Back.
Onder het tabblad Algemeen vindt je het icoon 'Organisaties'.

Om een nieuwe organisatie in te voeren, klik je op het icoon 'Nieuw'.

Het volgende scherm verschijnt:

Je voert de gevraagde gegevens in. De gele velden zijn verplichte velden binnen Aeolus Back.
De naam vermeld bij het veld 'Afkorting' is de naam die zal worden getoond aan gebruikers als een product getoond wordt op de kaart 'Producten'.

In het onderdeel zorg is de Azr/agb code opgenomen. Deze code ondersteunt het bovenregionale berichtenverkeer voor de AZR.

Wanneer een brief wordt aangemaakt onder klantcontact, en dit betreft een brief aan een organisatie, zal hetgeen vermeld staat bij 'Naam' zichtbaar zijn bij de gebruiker.

Om de organisatie actief te laten zijn, zul je het veld 'Actief' op 'Ja' moeten zetten.

Je kunt onder de kaart 'Adressen' het postadres en het bezoekadres invoeren.

Op de kaart 'Bezoekadres' kan het postadres worden overgenomen:
Wanneer je hiervoor kiest, zal het adres ingevoerd onder de kaart 'Postadres' automatisch worden overgenomen. Je kunt ook een ander adres dan het postadres hier vermelden.

Contactpersoon toevoegen

Onder de kaart 'Organisaties' is een kaart 'Contactpersoon' opgenomen. Je kunt meerdere contactpersonen ingeven per organisatie. Je klikt op de icoon 'Nieuw' en onderstaande verschijnt:

Wanneer je naar de eerste kaart 'Contactpersonen' gaat, kunt je wederom op de icoon 'Nieuw' klikken om een volgende contactpersoon toe te voegen.

Financieel

In het onderdeel financieel kunnen de rekeningnummers worden vermeld van de organisaties

Documenten sturen aan een organisatie

Onder de kaart 'Documenten' kun je brieven sturen naar de betreffende organisatie. Je klikt op de icoon 'Nieuw' en alle ingevoerde documenten verschijnen en je kunt deze aanmaken.

Organisatieproducten

Om producten te kunnen gebruiken in de rapportages is het noodzakelijk dat deze worden gekoppeld aan organisaties.

Je gaat naar de kaart 'Producten' onder de organisatie. Wanneer je op de icoon klikt, verschijnt het volgende scherm.

Wanneer je op de listbox naast “Product” klikt, verschijnen alle door jou ingevoerde producten. Je kiest het product welke moet worden gekoppeld aan de betreffende organisatie. Vervolgens geef je deze een leverancierscode mee. Je kunt deze het beste een unieke code meegeven, bijvoorbeeld een combinatie van de organisatie met het product.

Je kunt aangeven of het ingegeven product voor het BTW compensatiefonds in aanmerking komt.

Catalogussen (inrichten product groepen)

Voorheen kon je productgroepen creëren, deze zijn overgezet naar onze catalogus, deze wijziging is noodzakelijk omdat gemeenten die ook gebruik maken van Aeolus Front de PDC (producten en diensten catalogus) op hun site willen tonen.
Klik in de module catalogus op 'Catalogussen'. De catalogussen van de afgenomen modules worden getoond. In dit voorbeeld wordt de catalogus “Zorg” gebruikt.
Dubbelklik op “Zorg”, het volgende scherm wordt getoond: In dit scherm geef je aan in welke aanvraag de catalogus mag worden gebruikt, dit doe je door deze aan te vinken.

Klik vervolgens op de + voor het woord Zorg, je groepen worden hier getoond.

Wanneer je een maatwerkvoorziening aan een catalogus wilt toevoegen, doe je dat hier.
Klik op een product en klik aan de rechterzijde op nieuw. Zoek de door jouw opgegeven productdefinitie op (in dit voorbeeld test) in het veld “zoek een voorziening” en klik op voltooien, de maatwerkvoorziening is nu toegevoegd aan de catalogus.

Betalingsprofiel

In de module Organisaties > Financiën is een onderdeel betaalprofielen toegevoegd.
Hier richt je in op welke wijze een organisatie facturen aan jou mag versturen.
Aan de hand van deze betaalprofielen kunnen onder een leveringsproduct betalingsvoorstellen worden aangemaakt.

Toelichting velden

Actief	Betaalprofiel actief/inactief zetten
Hoe betalen	Via automatische factuur (berichten) Via betalingen (enkelvoudige en periodieke handmatige ingestelde betalingen) Via betalingen en/of automatische factuur Via betalingen en/of handmatige factuur Via handmatige en/of automatische factuur (ons advies voor berichtenverkeer) Via handmatige factuur Via iedere betalingswijze
Frequentie	Betalingsfrequentie die u met de organisatie heeft afgesproken
Rekening naar	IBAN van de organisatie
Rekening van	Uw IBAN
Kenmerk	Voor toekomstig gebruik

Invoeren

Producten inzetten (voorzieningen)

Inrichten en inzien

Doorklikken naar aanvraag via klantpagina

Vanaf versie 10 is het mogelijk om direct door te klikken naar de aanvraag via het integrale klantbeeld.
Indien je dubbelklikt dan wordt je automatisch doorgeleid naar het betreffende werkproces.
Dubbelklikken op een voorziening, zal de betreffende voorziening openen in het actieve werkproces.

Productdefinities

Hieronder wordt het instellen van de productdefinities voor de i-standaarden behandeld.Een productdefinities wordt ingesteld om een goede controle op de inhoud van de berichten te waarborgen.In onderstaande schermafdruk zijn de velden ingesteld zoals noodzakelijk bij de i-standaarden.Deze productsjablonen moet nog worden gekoppeld aan de producten die hiervoor in aanmerking komen.Om de producten aan de productsjablonen te kunnen koppelen gaat u als volgt te werk:
Ga naar de module “catalogus”Dubbelklik op een maatwerkvoorziening, in dit voorbeeld is de 01A05 gebruikt.
Na dubbelklik verschijnt onderstaand scherm.Koppel het sjabloon aan het product (zie afbeelding), sla het geheel op. De controles op de i-standaarden worden nu automatisch doorgevoerd.

Productsjablonen

Bij productsjablonen richt je specifieke informatie voor producten en/of productsoort in, deze koppel je aan de producten die het betreft.

Productsjabloon i-standaarden

Dit onderdeel is nu nog niet voor alle producten en modules relevant (dit verandert in 2018 met de iSVB en de iCAK), hieronder worden de productsoorten waarvoor dit nu wel belangrijk is toegelicht.
Klik op productsjablonen en vervolgens op nieuw. Geef een herkenbare benaming aan uw sjabloon.

Voor de i-standaarden richt je deze in conform bovenstaand voorbeeld.

Toelichting velden

Naam	Naam van het productsjabloon
Meerdere subjecten mogelijk	Hier geef je aan of op de voorzieningenkaart eventueel gebruikers toegevoegd kunnen worden.
Subproducten mogelijk	Nog niet actief, is toegevoegd voor de volgende versie
Fysieke producten mogelijk	Het is vanaf versie 10 mogelijk om fysieke kenmerken van een product zoals taxipasnummer, chassisnummer etc. aan een product toe te voegen
iWmo regels toepassen	Business rules van de i-standaarden worden hiermee op ja gezet, dit doe je zowel voor de iWmo als de IJW
SVB wet	Indien het een SVB product is (PGB) dien je de wet te zetten voor de TKB.
Standaard verantwoordingsvrij bedrag	Indien het een SVB product betreft (PGB) geef je hier het verantwoordingsvrije bedrag per wet op
Groeperen	Producten groeperen voor de SVB (actief na 1/1/2018)
Groep	Dit is de SVB groep die je moet zetten om producten SVB te kunnen groeperen, dit doen wij namelijk op basis van de groep.
Leverproducten per jaar opsplitsen	Voor de SVB moet dit per jaar worden opgesplitst.

Termijnen

Bij een voorziening is het mogelijk om termijnen in te geven. Bij het aanmaken van een voorziening zal dan een waarschuwing worden gegeven dat de cliënt al een zelfde toegekende voorziening heeft binnen de gestelde termijn.
In onderstaande voorbeeld is eens per 3 jaar een bedrag van € 150 beschikbaar.

Toelichting velden

Naam	Naam van de termijn
Aantal	Hier geeft u het aantal in
Eenheid	Kies hier de juiste eenheid
Per	Geef hier het aantal van de frequentie op
Frequentie	Kies hier de frequentie

Gba/Brp koppeling

Wat is een afnemersindicatie?

Een afnemersindicatie wordt op een persoon in de gemeentelijke Gba/Brp applicatie geplaatst. Op het moment dat een wijziging zich voordoet zal een kennisgevingsbericht naar Aeolus worden gestuurd. Welke wijzigingen worden doorgegeven is afhankelijk van de inrichting van de Gba/ Brp applicatie. Een klant kan maar één actieve kennisgeving hebben. De communicatie tussen de Gba/Brp applicatie en Aeolus wordt gedaan aan de hand van een externe id. Deze externe id wordt bij een bevraging meegegeven, mits de klant in het systeem aanwezig is.

Onder Extern in Aeolus Back vind je de nieuwe knop ten behoeve van het Gba/Brp.

Hieronder is te filteren op de volgende afnemersindicaties:

Beheren van de afnemersindicatie

Onder Extern > Gba/Brp bevinden zich de kaarten die de informatie over de afnemersindicaties tonen.
Afhankelijk van de kaart zal een lijst getoond worden met gegevens als het BSN, de Naam, externId en de soort Afnemersindicatie. Een overzicht van de verschillende kaarten en de inhoud, staat hieronder.

Detailkaart

Na een afnemersindicatie geselecteerd te hebben, zullen aan de rechterkant de details getoond worden.

De kaart is opgedeeld in 4 gedeeltes:

1. Klant: in deze sectie staan de gegevens van de klant, zoals naam, BSN, de gemeente van inschrijving en wanneer de klant voor het laatst is bijgewerkt vanuit het Gba. Indien je de klant gelijk wilt bijwerken, klik dan op 'Bijwerken'.
2. Afnemersindicatie: Alle afnemersindicaties van de klant zijn hier zichtbaar. De indicatie kan verwijderd worden door een regel te selecteren en op te klikken.
   Om meerdere afnemersindicaties te verwijderen selecteer je op de kaarten met (in)actieve afnemersindicaties meerdere regels. Klik vervolgens op 'Acties' en dan 'Verwijderen' afnemersindicatie.
   Een afnemersindicatie kan ook worden toegevoegd. Klik hiervoor op de .
3. Relaties: In sommige gevallen is een afnemersindicatie gezet op een relatie van de klant, in dat geval staan hier de relaties.
4. Voorzieningen: Een lijst met voorzieningen voor deze klant wordt getoond. Hiermee kan bepaald worden of de afnemersindicatie nog noodzakelijk is.

Actieve afnemersindicaties

Aeolus houdt een lijst bij met de actieve afnemersindicaties. Deze lijst kan verschillen met de daadwerkelijke afnemersindicaties. Indien in de Gba/Brp applicatie de afnemersindicatie wordt verwijderd, zal de lijst in Aeolus niet meer actueel zijn.
Hieronder staan de diverse lijsten beschreven die gebruikt kunnen worden om te beoordelen of een afnemersindicatie nog actueel is.

Andere gemeente van inschrijving

Deze lijst toont de klanten met een afnemersindicatie bij een andere gemeente dan de gemeente van inschrijving.

Overleden klanten

Deze lijst toont de klanten waarvan de overlijdensdatum is ingevuld, maar waarbij ook nog een actieve afnemersindicatie aanwezig is. Deze kunnen in principe gedeactiveerd worden.

Inactieve beschikte voorzieningen

Deze lijst toont de klanten welke geen actieve beschikte voorziening meer hebben. De beschikte voorziening is dan ingetrokken of de einddatum ligt in het verleden. Per klant zal bekeken moeten worden of de afnemersindicatie gedeactiveerd kan worden.

Inactieve geleverde voorzieningen

Deze lijst toont de klanten welke geen actieve geleverde voorziening meer hebben. De geleverde voorziening is dan ingetrokken of de einddatum ligt in het verleden. Per klant zal bekeken moeten worden of de afnemersindicatie gedeactiveerd kan worden.

Inactieve toewijzingen

Deze lijst toont de klanten welke geen actieve toewijzing meer hebben. De toewijzing is dan gearchiveerd, ingetrokken of de einddatum ligt in het verleden. Per klant zal bekeken moeten worden of de afnemersindicatie gedeactiveerd kan worden.

Inactieve afnemersindicaties

Deze lijst toont de klanten welke een inactieve afnemersindicatie hebben.

Geen afnemersindicatie

In sommige gevallen heeft de klant geen afnemersindicatie, maar had deze wel gezet moeten worden. Hieronder staan 3 lijsten die gebruikt kunnen worden om te beoordelen of de klant alsnog een afnemersindicatie nodig heeft.

Actieve beschikte voorzieningen

Deze lijst toont de klanten welke een actieve beschikte voorziening (niet ingetrokken en einddatum is leeg of in de toekomst) hebben, maar geen afnemersindicatie.

Actieve geleverde voorzieningen

Deze lijst toont de klanten welke een actieve geleverde voorziening (niet ingetrokken en einddatum is leeg of in de toekomst) hebben, maar geen afnemersindicatie.

Actieve toewijzingen

Deze lijst toont de klanten welke een actieve toewijzing (niet ingetrokken en einddatum is leeg of in de toekomst) hebben, maar geen afnemersindicatie.

301 Berichten

Vanuit Aeolus Back kun je het iWmo 301 bericht versturen naar het gegevensknooppunt.

Voor het aanmaken van het bestand volg je de volgende stappen:

1. Open het dossieritem.
2. Ga naar de kaart berichten.
3. Klik op pijltje naast nieuw. U ziet een menu met de naam van de berichtdefinities die u kunt versturen. Staat hier geen iWmo bij dan dient u de eerder genoemde stappen nogmaals te doorlopen.
4. Klik op het bericht dat u wilt starten. Het kan zijn dat u meldingen krijgt. Een voorbeeld is: “Bij dit dossieritem is geen beoordeling gekozen”. Los eerst de meldingen op. In dit geval doet u dat door bij het huishoudlid een beoordeling te kiezen.
5. In de wizard kiest u nu producten die u wilt versturen.
6. Druk op volgende. U ziet nu welke berichten naar wie opgesteld gaan worden.
7. Druk op versturen.
8. Achter elk bericht dient een groene vink te komen.
9. Komt er geen groene vink maar een geel uitroepteken, neem dan contact op met de applicatiebeheerder. Deze kan contact opnemen met onze helpdesk en direct het techlog sturen.

302 Berichten ontvangen

De 302 komt binnen bij “berichten”, onder de aanvraag én postvak uit bij de module berichten, bij “alle berichten”. Dit is een automatisch proces.

In postvak uit staat ook uw 301 bericht, dit bericht blijft staan en heeft totdat er een 302 op binnenkomt de status verstuurd. Wanneer een 302 binnenkomt op een verstuurde 301, dan wordt de status van de 301 gezet op afgerond of afgekeurd. Op deze wijze kunt u controleren of een 301 een 302 heeft ontvangen.
De 302 berichten vindt u dus bij “alle berichten”.

315 ontvangen en verwerken

Alle 315 berichten komen binnen in de berichtenmodule, postvak in. Afhankelijk van de situatie kunt u deze verwerken. In deze handleiding worden verschillende situaties beschreven, alsmede de werkwijze hiervoor.

Creditfactuur aanmaken

Ga onder de Financiën module naar de Facturatie kaart, en klik daar op het Nieuw icoontje om een nieuwe factuur aan te maken. Het volgende scherm verschijnt.

Vul de verplichte velden in.

• - De verantwoordelijke gemeente
• - De organisatie van de creditfactuur
• - Het rekeningnummer van de afzender waarvan het bedrag is of wordt gecrediteerd
• - De factuurdatum

De overige velden kunnen naar wens van de gemeente worden ingevuld.
Klik op opslaan.

Om een creditfactuur te boeken moet er een factuurregel aanwezig zijn met een negatief bedrag.
Klik op de kaart factuurregel en klik op nieuw om een factuurregel aan te maken. Vul de benodigde gegevens in.

In onderstaand voorbeeld wordt een credit van € 300,00 opgevoerd:

De belangrijkste velden zijn:

• - Product, hier kan de koppeling gelegd worden met het organisatieproduct
• - Omvang, moet gevuld worden met een negatief bedrag
• - Periode, vul de periode in waarover het gaat
• - Creditregel boeken op Ja
• - Koppel de juiste kostenplaats en evt projectcode
• - Koppel de klant en de voorziening waar de credit over gaat

Klik op opslaan, controleer of alles juist is gevuld en keur de regel goed.

Open de Factuurregels kaart. U ziet hier de factuurregel staan.

Klik op de kaart 'Nog te ontvangen', klik op 'Nieuw' en vul de wizard in.

Automatisch gevulde velden zijn de gemeente en de aanbieder waar de factuur voor is opgevoerd en hun bijbehorende rekeningnummer.

• - Koppel de juiste kostenplaats
• - Vul hier nogmaals het bedrag in, maar dan positief
• - Vul de juiste betaaldatum
• - Vul naar wens het kenmerk en de omschrijving

Vinkje Doorboeken naar ontvangst

Zet je het vinkje wel aan dan zal de nog te ontvangen regel meteen worden omgezet naar een ontvangst. Deze ontvangst kan vervolgens in het journaalpostbestand opgenomen worden.

Koppel nog even de factuurregel na het aanmaken van het nog te onvangen record.

Zet je het vinkje niet aan dan maak je alleen een nog te ontvangen record aan, de ontvangst staat dan nog open en zal nog niet kunnen worden opgenomen in het journaalpostbestand.

Open de zojuist aangemaakte nog te ontvangen record en koppel hier de factuurregel aan, zie plaatje hierboven.

Als het bedrag daadwerkelijk is ontvangen kan je het nog te ontvangen record openen en klikken op het tabje Ontvangsten.
Klik vervolgens op + Toevoegen.

De gegevens zijn automatisch gevuld, controleer of alles juist staat. Is het ontvangen bedrag lager dan het nog te ontvangen record dan zal de nu ingevoerde ontvangst in mindering worden gebracht op de het nog te ontvangen record. Op die manier kan je zien of het volledige bedrag al is ontvangen.

Als het bedrag nog moet worden verrekend met andere facturen met een positief bedrag, dan kunt u de PAIN wizard doorlopen, en dan zullen de creditregels zichtbaar zijn in de wizard en dan kunt u de creditregels verslepen naar facturen waar voldoende positief bedrag beschikbaar is.

Als het bedrag al is gecrediteerd en dus niet meer hoeft te worden verrekend met betalingen richting de organisatie, dan kan het journaalpost bestand gedraaid worden om de credit te verwerken.

Hoofdregels bij aanlevering TKB

• Zorg er voor dat een bericht altijd de gewenste eindsituatie voor de budgethouder laat zien. Toevoegingen op eerdere berichten worden geïnterpreteerd als de gewenste eindsituatie. Ze zijn dus een vervanging. We tellen de doorgegeven bedragen in het laatste bericht niet op bij eerder doorgegeven bedragen.
• Als er een wijziging voor een zorgfunctie binnen een budget is, dan dient u de volledige nieuwe situatie op te sturen. Ook de zorgfuncties waarop geen wijzigingen van toepassing zijn.
• Einde van een vorig budget en het begin van een nieuw budget kunnen nooit op dezelfde dag liggen (i.e. budget A t/m 01-03-2015, budget B vanaf 01-03-2015 kan niet. Correct is: budget A t/m 28-02-2015, budget B vanaf 01-03-2015).
• Ziet u voor een budgethouder een foutcode? Probeer eerst of u de benodigde handeling kunt uitvoeren die u in de bijgevoegde lijst achter de foutcode ziet staan. Lukt dat niet, of levert het niet het gewenste resultaat? Dan is een andere oplossing nodig. Komt u er niet uit? Neem dan contact met ons op.
• Combinatie van foutcodes kan een complex probleem met zich meebrengen. Er zijn dan meerdere handelingen nodig.